10．插入目录

    最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡。在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。

    当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。

    用同样的方法，我们可以添加图表目录。

    至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。

    11．其他

    以上讲的是正常情况下从头到尾编辑文件的正确方法。对于一个已经存在且没有进行分级样式设置的大文件，如果我们要利用此文件就必须能够快速阅读并查询，因此，应该先对此文件进行分级设置样式。设置的顺序建议如下：

• 先对文件内容全部选定，设置正文样式；
• 从文件前面开始，设置标题1，标题2，标题3等样式；
• 从文件前面开始，设置图表1，图表2，图表3等样式；
• 给文件设置分节标志；设置页眉页脚；
• 用前面介绍的方法在文件前面插入目录。

    采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

    对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。

    以上只是一些基本的方法，对于更复杂的杂志或书藉排版需要参考相关资料学习。无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。

    三. Excel在经济分析方面的应用

    电子表格特别适用于财务经济分析和风险分析方面。现在市面上也有现成的软件，如中国国际工程咨询公司可行性研究与评价中心和北京四海浪潮科技有限公司联合开发的《可行性研究报告生成分析系统》软件。该系统不仅包括了可行性报告的整体编制以及关于所需的各种计算分析功能---针对市场预测的"市场趋势预测分析系统"、针对风险因素分析的"风险评估系统"、针对项目财务预算的"项目财务预算分析系统"等，更从项目全局进行科学的整体分析，使整体与局部的各项分析指标能够真正科学地体现项目的准确性与完整性，达到对项目可行性的全面把握，此外，系统还提供了大量的经济学计算分析工具，特别是在市场分析和风险分析方面，提供了一元回归分析、多元回归分析、各种指数平滑分析、弹性分析、概率树分析以及蒙特卡洛模拟法等多种分析方案，从不同形式、不同角度进行市场预测分析和风险概率分析，为可行性报告提供科学的分析依据。

    目前有许多单位应用Excel或者一些非专业的软件进行经济评价计算和打印输出。这些工具也能够实现投资估算和财务分析的基本计算要求。要想提高应用Excel的水平，应该充分发挥Excel的功能，使其基本达到自动运算和自动调整的水平，也就是说要在输入基本数据后，基本不用调整Excel就能够自动运算并得出结果，也就是基本达到软件应用的水平。为此，对于常用的一些投资项目，可以利用Excel制作模板，使用时只需要输入基本数据，基本上不用调整就得出结果。在制作此类模板时应该在以下方面予以重视：

    1．建立模板工作薄

    一个模板建立一个经济分析工作薄，其中包括基本数据表和各种经济分析表，以及辅助计算表。模板的设计计算年限应该考虑到项目的特点，如建设期最大值设为3~5年，运营期最大值设为20年、30年或50年。

    2．建立基本数据表

    对于经济评价所需要的基本数据集中列入表中，便于集中输入。各个计算表格中所需要的基本数据都从基本数据表中引用。

    3．建立经济分析结果汇总表

    建立经济分析结果汇总表，数据从相关表格中引用。这样便于输出和查看。

    4．设计输出表格

    如果设计的Excel表格不是自动运算的，则无需专门设计输出表格；如果设计的表格是自动运算的，由于自动运算的需要，表格可能不是输出的格式，因此需要专门做输出表格的设计。对于输出表格的设计主要是要满足常用的标准格式，用一些基本的编辑技巧再辅以一些特殊技巧即可完成。其中筛选和选择性粘贴和格式化是基本的技巧，而宏命令的使用对于程序自动化十分有用。

    5．输入公式要领

    利用Excel中的函数功能在各个表格中输入计算公式，同时充分进行各个表格数据的相对引用和绝对引用。

    模板应该能够针对不同的建设期和运营期进行自动调整和运算，这是模板设计的难点，可以利用if条件函数进行设计。

    对于短期借款等自动计算公式，应该设置为条件循环计算式或条件自动迭代计算式进行处理。

    ６．建立校核表

    建立校核表，以检验计算表中公式设置的正确性。在此推荐三种方法进行检验：

    第一种方法是用资产负债表进行校核，即校核每年的资产总额减负债和所有者权益是否为零，如果不为零，则表明整个模板设计中存在问题，由此进行反追踪，查出设计中的问题进行解决，直到每年的资产总额减负债和所有者权益为零。

    第二种方法是用损益表、资金来源及运用表、现金流量表和还款付息表的相对关系来进行检验。首先对每个表的累计数据进行加减项目调整，使四个表的数据成为可比的数据。然后校核四个表的比较值是否相等，如果不相等，则表明整个模板设计中存在问题，由此进行反追踪，查出设计中的问题进行解决，直到四个表的可比数据完全相等。

    第三种方法是在基本数据表中输入不同的建设期、经营期和其他基本数据，使输入数据出现各种变化，再结合前两种方法进行校核，以达到动态过程的完全符合。

    上面介绍的校核方法在经济分析模板设计过程中非常重要。实践中经过这种校核过程，我们不断发现设计过程中的很多错误并得到解决。如果没有校核设计，则很难保证在设计经济分析模板的过程中不存在错误。

    四. Powerpint演示文件的几个问题

    在公司的咨询文件中包括演示文件，用Powerpoint软件制作，用投影机进行演示。在公司的培训学习中也会运用到各种演示文件。对此以下几点需要注意：

    演示文档共性与个性的结合

    所谓演示文档的共性，是指为保持公司对外形象的一致性而建立公司演示文档模板。针对不同的对象或目的，模板也可能被分为几种，这样就便于使用者选用。共性是为了使演示文档规范化，这种规范化并非不可更改的，而是在不断的优化中发展的。但是在一段时间里是相对稳定的。

    所谓演示文档的个性，是指在公司的模板设计中，除不准修改的部分外（如公司标志，首页或其他），允许使用者针对不同的对象或目的进行编辑，有利于充分发挥编者的创造力。

    演示要有生动的效果

    无论是给客户或是给内部培训使用，演示文档的演示效果都应该是生动的，其效果才能得到提高。要做到这些，下面三点是需要把握的：

    尽量做到图文并茂

    幻灯片可以用图库或外部引用的图片等来增加效果，其中用Flash软件制作的动画在某些情况下有很好的效果。文字在幻灯片中的形式应该是多种多样的，如排列方式的变化加上附加图形的变化都可以增加文字的效果。但是要注意不为因为追求幻灯片好看而忽视了主题，造成弄巧成拙。

    幻灯片播放设置要有动态感

    幻灯片软件的播放设置功能为我们提供了动画播放的选择。如果没有设置动画，则播放幻灯片时没有动态感觉，其画面就很呆板，对听众或观众就缺乏吸引力。为了提高幻灯片的效果，就应该设置幻灯片的播放动画。播放动画的设置应该符合受众的特点，如针对政府官员的汇报应该设置得简洁大方一些，针对培训对象应该设置得活泼鲜明一些。一个好的幻灯片是需要良好的设置来表现效果的，而其中经验的积累和对受众的理解是很重要的。

    提高演示效果的途径

    编辑的幻灯片不能过多，幻灯片中的内容应该简明扼要，大多数幻灯片应该是大纲式的内容。幻灯片上的内容播放时间更不能超过规定时间，如果要演讲的内容都在幻灯片上，就可能使演示人看着幻灯片中的内容来读，演示人没有发挥的时间余地，会使效果大减。例如在30分钟的演示时间中，制作10~20张幻灯片为宜。良好的效果首先取决于演讲人在幻灯片的大纲提示下进行发挥，体现出演讲人的专业能力和表达能力。

    在演示时，演示人利用遥控鼠标对动画或翻页进行遥控，利用红外线笔指示演示位置，演示人就可以不必一直坐在电脑旁去控制电脑，这样演示人就可以站起来进行生动的演讲，这一点非常重要，对于提高演示效果十分有利。