一般来讲，投资咨询企业主要是为投资者提供可靠的决策信息的企业，也可以说是一种对投资相关信息进行收集和加工处理的企业。计算机的大量使用正是推动投资咨询企业高效率地完成咨询任务的必要手段。目前我公司计算机应用程度比较高，一是每位员工都有一台电脑，经过换代后配置更加适用；二是公司建有内部局域网并与互联网保持连接，收集和传递信息十分方便；三是大部分员工能熟练地使用计算机，这是最重要的基础。对于在咨询业务中如何更好地应用计算机，我有一些体会和认识供大家参考。

    对于综合性大文件编辑，使用活页夹软件进行编辑可以让Office文档融汇贯通，因此是一个比较好的方法。由于综合性大文件的材料分散在多个文件中，可能有Word文档、Excel表格、Project计划表、Powerpoint演示文件和Access数据表等，一下要打开很多个窗口，会搞得手忙脚乱，还经常找不到所需要的资料，如果是这样，效率就很低。要想提高编辑效率，可以在使用Office2000时应用活页夹软件进行编辑。下面简单介绍一下活页夹的使用方法。

    用鼠标依次点击“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“Microsoft活页夹”，打开活页夹窗口，然后单击“稿件”菜单里的“由文件添加”命令，找到所需的文件。比如当添加一个Word文件到活页夹时，左侧窗口就会出现一个小图标，代表当前文件，同时，活页夹的界面也变得和Word相似，如果添加的是Excel表格，活页夹也会变成Excel的样子，另外也可以在活页夹窗口中编辑该文档。需要说明的是，并不是所有的文件都可以添加进活页夹中，只有Word文档、Excel工作簿、PowerPoint演示文稿和Microsoft Project计划才能添加。重复执行“由文件添加”命令将所需的文件添加到活页夹中，然后保存活页夹文件。这样只需要在一个窗口中进行工作，要切换文件也只需要选择左侧窗口的小图标，确实很方便，可以将活页夹中所有的稿件都设置成相同页眉和页码，也可以分别设置页眉和页码。打印也可以进行选择性打印和整体打印。打开“文件”→“活页夹页面设置”，出现如图2所示窗口，在“活页夹页眉/页脚应用范围”区中选择“用于所有受支持的稿件”单选按钮，另外还可以随心所欲地设置页眉、页脚的格式。使用活页夾来编辑综合性大文件是非常方便的，对于提高编辑效率也很明显。在目前我们大量使用的Office2000中可以使用活页夾软件。不过在Office 2003和XP中没有内装活页夾，为解决这个问题，可以安装一个名为 Microsoft Unbind 的程序。可以用 Unbind 从活页夹文件中提取感兴趣的章节，然后在 Office 2003或XP 应用程序中使用这些章节。

    二. 进行WORD大文件编辑的方法

    公司项目部经常要编辑各种咨询报告，一写就是洋洋洒洒几十页甚至上百页。大多数员工在计算机上编写东西自然不在话下，然而每每困扰人的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。在经过内部或外部审查报告后再修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管Word中有插入目录的功能，可是有的员工仍然不会使用。此外，当我们想利用外来大文档和公司以前的大文档，而这些文档又没有进行大纲样式设置时，我们也会感觉到查询不方便，格式不一致，编辑起来很费力。下面简单介绍一下如何进行Word大文件编辑。对于Word大文件，应采用样本格式进行编辑，这样能够高效率地处理文件。其程序和要点如下：

    1．页面设置

    在编辑文件之前，应该先进行页面设置。

    通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

    还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。

    公司应该制定页面设置规范，即确定一个或几个页面设置格式，便于统一使用，促进公司文件规范化建设。

    2．样式设置

    现在，不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，效率很低。使用了样式就不必有这样的担心。
样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

    样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。
“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。

    公司目前标题样式并没有一个规定，文件格式并不统一，风格差异很大。公司应该制定标题设置规范，即确定一个或几个标题设置格式，便于统一使用，促进公司文件规范化建设。

    现在，规划一下文章中可能用到的样式。

    3．设置快捷键

    在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

    4．录入文字

    首先，录入文章第一部分的大标题。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。

    用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在 “显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。

    5．修改样式

    文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。选中采用了“标题1”样式的某段文字，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

    因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

    6．查看和修改文章的层次结构

    文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。

    从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。

    如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。

    如果要将“A”部分的内容移动到“B”之后，可将鼠标指针移动到“A”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“B”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。

    7．对文章的不同部分分节

    文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。如果要取消分节，只需删除分节符即可。

    8．为不同的节添加不同的页眉

    利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。对于第3节的页眉要注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。
用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。

    9．在指定位置添加页码

（作者单位：深圳市华伦投资咨询有限公司  张建奎）